Pengorganisasian/Organizing Management

Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

1. PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

a. Organisasi

Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian. Dalam pengertian organisasi dapat di definisikan sebagai berikut:

• Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
• Organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.

b. Tujuan mengorganisasi :

1. Mempermudah melaksanakan tugas.
2. Mempermudah pimpinan untuk mengawasi bawahan
3. Agar tertuju pada tujuan tertentu
4. Untuk dapat menentukan orang yang dibutuhkan untuk menjabat tugas-tugas yang sudah dibagi-bagi            

Struktur Organisasi

Dalam fungsi pengornisasian, Manajer mengokalisasikan keseluhuran sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah di buat, berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu. Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi. Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.

Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan .

Struktur Organisasi definisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu:

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.      Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.      Spesialisasi kegiatan

2.      Koordinasi kegiatan

3.      Standarisasi kegiatan

2

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.      Ukuran satuan kerja

Bentuk Bagan Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.

Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1.      Pembagian kerja

2.      Rantai perintah

3.      Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.      Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5.      Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Bentuk Piramidal

2. Bentuk Vertikal

3. Bentuk Horisontal

4. Bentuk Melingkar

Contoh dari Bagan Pengorganisasian :

 

A. Pengertian Koordinasi

Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah di tentukan. Dan juga koordinasi bertujuan untuk mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

Tiga macam saling ketergantungan di antara satuan- satuan organisasi, yaitu :

1. Saling ketergantungan yang menyatu ( Pooled interdependence ). Bila satuan-satuan  organisati tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ), dimana suatu satuan organisasi harus pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan lain bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal interdependence ), merupakan hubungan memberi dan menerima antara satuan organisasi.

b. Meningkatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan yang lainnya, serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :

1.                     Sistem informasi vertical. Penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah

4

2.                     Hubungan- hubungan lateral ( horizontal ), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.

RENTANG MANAJEMAN

Definisi Rentan Menajemen

Rentang manajeman atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.

            Istilah – istilah lain rentang manajemen:

1.      Span of Control ( jenjang pengawasan )

2.      Span of Authority ( jenjang kewenangan )

3.      Span of Attention atau Span of Supervision ( jenjang perhatian )

Hubungan rentang manajemen dan koordinasi:

“Semakin besar jumlah rentang, semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif”. Alasan mengapa penentuan rentang yang tepat sangat penting adalah :

1.      Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksaan kerja efektif dari bawahan mereka. Telalu melebarnya rentang berarti manajer mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Sebaliknya jika rentang terlalu sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.

2.      Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “ tall “ dengan banyak tingkatan pengawasan di antara

5

manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Sedangkan rentang menajemen yang melebar akan mengahasilkan struktur yang berbentuk “ flat “ yang berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan akan mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.

Pada prinsipnya jumlah rentang yang ideal adalah jumlah bawahan yang dapat di kendalikan oleh setiap pengawas produksi dalam organisasi adalah 20 sampai 30 karyawan, sedangkan setiap kepala pengawas ( superintendent ) dapat mengawasi hanya 3 atau 4 pengawas produksi.

Menurut V.A. Graicunas ( Konsultan dan ahli Matematika Perancis ). Dalam memilih suatu rentangan, menajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan yang satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih. Jadi, dengan tiga karyawan seorang manajer mempunyai hubungan dengan setiap individu, dan dengan tiga karyawan seorang manajer mempunyai hubungan dengan setiap individu, dan dengan tiga kelompok yang berbeda, yaitu kombinasi dari setiap dua karyawan, dan dengan kelompok yang terdiri dari ketiganya.

PENJELASAN

Suatu organisasi ( secara teoritik ) dengan 32 tenaga operatif ditunjukan dalam tiga struktur rentang manajemen, di mana setiap struktur memerlukan jumlah manajer yang berbeda. Pada struktur A, seorang manajer mengawasi secara langsung keseluruhan 32 bawahan, yang menghasilkan rentang menajemen yang sangat lebar dan struktur organisasi yang datar ( flat ). Pada struktur B, menunjukkan rentangan manajemen yang lebih sempit dan struktur organisasi yang lebih tinggi. Pada struktur C, dengan rentang manajemen hanya 4 ada 11 manajemen dengan 3 tingkatan, yang membuat rentangan manajemen sangat sempit dan struktur organisasi sangat tinggi.

6

Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit

1. Rentang Manajemen yang melebar, alasan digunakan : Tingkat hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah. Lebih banyak jumlah tingkatan yang dilalui informasi, lebih besar kemungkinan penyimpangan atau distorsi. Penambahan tingkatan manajemen memakan biaya, karena memerlukan penambahan gaji, material penggunaan sumber daya manajer secara efisien.

2. Rentang Manajemen yang menyempit, alasan digunakan : Pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi- organisasi kecil dari pada dalam organisasi-organisasi besar. Penggunaan rentang manajemen terlalu melebar berarti manajer tidak akan dapat menjalankan fungsi-fungsi dengan efektip dan mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara perseorangan. Koordinasi dan kooperasi. Berkembang baik, karena setiap individu mengelola fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.

Faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen

Pada dasarnya factor-factor pengaruh yang dipertimbangkan adalah:

1. Kesamaan fungsi-fungsi: Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar.
2. Kedekatan geografis : Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan , secara fisik, rentangan semakin melebar.
3. Tingkat pengawasan langsung yang membutuhkan semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan semakin berkurang koordinasi yang di butuhkan, rentangan semakin melebar.
5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer. Semakin sedikit perencanaan yang di butuhkan rentangan semakin melebar.

7

6. Bantuan organisasi yang tersedia bagi pengawas. Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.