PENGKOORDINASIAN DAN PENGAWASAN DALAM MANEJEMEN
Koordinasi dan pengawasan merupakan kegiatan yang selalu ada dalam sebuah organisasi, keduanya mempunyai peranan yang penting dalam memajukan sebuah prganisasi lebih-lebih organisasi pendidikan. Pengkoordinasian mutlak diperlukan dalam organisasi pendidikan, karena dalam organisasi pendidikan ada pembagian kerja yang amat substansi yaitu pekerjaan mendidik dan pekerjaan manajemen pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan sesuai mutu yang dipersyaratkan. Setiap orang harus mengetahui tugas masing-masing atas dasar ketegasan kewenangan yang diberikan, sehingga tumpang tindih antara satu personel dengan personel lainnya dapat dihindarkan.
Sedangkan pentingnya akan pengawasan disebabkan sering terjadinya perbedaan tujuan-tujuan individu dan organisasi, hal ini perlu diselaraskan sehinggaa apa yang menjadi tujuan organisasi dapat tercapai. Pengawasan diperlukan untuk menjamin bahwa para anggota bekerja kearah tujuan organisasi. Oleh karena itu semua sangat perlu mengetahuai beberapa hal berkaitan dengan koordinasi dan pengawasan bagi calon pendidik.
1. Pengkoordinasian
A. Pengertian
Pengkoordinasiaan mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi itu tidak dikerjakan menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga menyumbang terhadap pencapaian tujuan. Sedangkan pengertian koordinasi sendiri menurut Oteng Sutisna (1983) ialah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain kearah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan. Sedangkan Purwanto (1984) mengemukakan koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, materiil, pikiran-pikiran, teknik-teknik, dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan. Kata kuncinya adalah membawa organisasi mencapai tujuan dalam hubungan yang harmonis dan produktif.
Dari beberapa pengertian diatas dapat ditegaskan seperti yang telah diungkapkan oleh Syaiful Sagala (2000) bahwasannya perngkoordinasian dalam satuan pendidikan adalah mempersatukan rangkaian aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran dengan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlamgsung secara tertib kearah tercapai maksud yang telah ditetapkan. Koordinasi harus menghasilkan penyatuan dari tiap-tiap bagian maupun personel dalam keseluruhan agar ada sinkronisasi yang baik, segala sesuatu berjalan menurut rencana pada waktu yang tepat.
B. Syarat-syarat koordinasi yang baik :
1. Pembagian kerja yang jelas dalam organisasi
2. Membangun semangat kerjasama yang besar diantara personel pendidikan dan adanya organisasi informal yang sehat dalam tubuh organisasi yang bersangkutan
3. Tersedianya fasilitas kerja dan kontak hubungan yang cukup lancar bagi semua pihak dalam organisasi
4. Memulai tahapan suatu dengan benar dan mempertahankan kualitas pekerjaan sebagai proses yang kontinyu
A. Unsur-unsur koordinasi yang penting dalam organisasi;
1. Ada koordinator yang cukup berwibawa dilihat dari kedudukan dan pendidikannya untuk memfungsikan tiap-tiap bagian atau orang-orang dalam organisasi. Koordinator tersebut mempunyai kemampuan untuk membawa dan menggunakan sumbangan dari unit atau orang tersebut guna mewujudkan tujuan yang ditentukan.
2. Ada unit atau orang yang dikoordinasikan yang sudah ditata dan mampu memberikan sumbangan yang sangat berguna bagi terwujudnya cita-cita bersama.
3. Ada pengertian timbal balik dari koordinator dan mereka yang dikoordinir untuk saling menghargai dan saling bekerjasama bagi kepentingan organisasi.
Ketiga unsur tersebut mempunyai peranan penting untuk mengoptimalkan kinerja organisasi sehingga dapat tercapainya tujuan bersama. Koordinasi yang baik menjadikan semua bagian dan personal dapat bekerjasama menuju kesatu arah tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
B. Pentingnya pengkoordinasian dalam organisasi pendidikan
Pengkoordinasian mutlak diperlukan dalam organisasi pendidikan, karena dalam organisasi pendidikan ada pembagian kerja yang amat substansial yaitu pekerjaan mendidik dan pekerjaan manajemen pada satuan pendidikan dan manajemen pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan sesuai mutu yang dipersyaratkan. Setiap orang harus mengetahui tugas masing-masing atas dasar kewenangan yang diberikan, sehingga tumapang tindih yang tidak perlu antara satu personel atau satu bagian dengan bagian lain dapat dihindarkan, implikasinya manajemen dapat berfungsi secara efektif dan efisien dan personel dapat melaksanakan tugas sesuai kewengan dan dukungan professional.
Program pendidikan pada satuan pendidikan sifatnya sangat kompleks dan menyangkut banyak segi yang saling bersangkut paut satu sama lainnya. Sifat kompleks ini menunjukkan sangat perlunya tindakan-tindakan yang dikoordinasikan untuk mengatasi batas-batas perencanaan maupun batas-batas personel. Koordinasi ini juga berfunsi untuk mengatasi kemungkinan duplikasi dalam tugas, perebutan hak dan tanggung jawab, ketidak seimbangan dalam berat ringannya pekerjaan, kesimpangsiuran dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab dsb.
2. Pengawasan
A. Pengertian
Menurut Oteng Sutisna mengawasi ialah proses dengan mana administrasi melihat apakah apa yang terjadi itu sesuai dengan apa yang seharusnya terjadi. Jika tidak maka penyesuaian yang perlu dibuatnya. Siagian mengartikan pengawasan sebagai proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Hadari Nawawi (1989) menegaskan bahwa pengawasan dalam dalam administrasi berarti kegiatan mengukur tingkat efektifitas kerja personal dan tingkat efesiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.
Karena itu pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku personel dalam organisasi pendidikan dan apakah tingkat pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, intruksi-intruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa penelitian dalam institusi pendidikan dilihat dari praktek cenderung tidak dikembangkan untuk mencapai efektifitas, efisiensi dan produktivitas. Tetapi lebih dititik beratkan pada kegiatan pendukung yang bersifat progress checking. Tentu saja hal yang demikian bukanlah jawaban yang tepat untuk mencapai tujuan dan target sesuai visi dan misi pendidikan, yang ujung-ujungnya perolehan mutu pendidikan yang kompetitif menjadi tidak terwujud.
B. Syarat-syarat pengawasan
Ada dua hal yang merupakan prsarat mutlak yang harus lebih dulu dibereskan sebelum pimpinan dapat melaksanakan pengawasan.
1. Pengawasan membutuhkan rencana-rencana
Sebelum suatu teknik atau sistem pengawasan dapat diterapkan, harus lebih dahulu didasarkan pada rencana-rencana. Semakin jelas, lengkap, dan bulatnya suatu rencana maka semakin efektif pula sistem pengawasan yang diadakan. Dengan gaya bahasa yang sederhana dapat dikatakan bahwa seorang pemimpin organisasi tidak dapat menentukan apakah setiap unit organisasinya sudah mencapai atau melakukan apa yang diharapkan, kecuali ia harus lebih dulu mengetahui apa yang diharapkan, ketepatan rencana yang dibuat akan melahirkan teknik-teknik pengawasan yang tepat pula. Jelaslah bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dapat diselenggarakan karena tidak punya pedoman untuk melakukan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti munculnya penyimpangan-penyimpangan yang serius tanpa adanya alat untuk mengendalikan atau mencegahnya.
2. Pengawasan membutuhkan struktur organisasi yang jelas
Selama pengawasan bertujuan untuk mengukur segala aktifitas dan menjamin agar berjalan sesuai dengan rencana, kita juga harus mengetahui dimana letak tanggung jawab bagi penyimpangan-penyimpangan yang muncul dalam organisasi. Disamping itu harus pula melihat bagian-bagian mana yang perlu diperbaiki. Pengawasan memang tertuju pada segenap aktifitas yag dilakukan manusia, namun kita tak akan mengerti dimana letak kesalahan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap segala penyimpangan itu tanpa mengetahui dengan jelas struktur organisasi. Oleh karena itu patut diungkapkan bahwa eksistensi struktur organisasi yang jelas, tegas, lengkap dan bulat merupakan prasyarat utama untuk kelangsungan sistem pengawasan yang akan dilaksanakan.
C. Prinsip-Prinsip Pengawasan
Ada beberapa prinsip pengawasan yang perlu diperhatikan menurut Massie (1973);
1. Tertuju kepada strategi kunci sasaran yang menentukan keberhasilan
2. Pengawasan harus menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan
3. Harus fleksibel dan responsive terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan
4. Cocok dengan organisasi pendidikan, misalnya organisasi sebagai sistem terbuka
5. Merupakan kontrol diri sendiri
6. Bersifat langsung yaitu pelaksanaan kontrol ditempat pekerja
7. Memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personel pendidikan
D. Sasaran dan tujuan Pengawasan
3. Pengawasan dapat mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan baik dalam penggunaan kekuasaan, kedudukan, maupun keuangan.
4. Memperbaikai kesalahan-kesalahan, kelamahan-kelamahan dan menindak penyalahgunaan serta penyelewengan.
5. Mempertebal rasa tanggung jawab kepada semua anggota organisasi.
6. Mendidik para pelaksana
7. Menjaga agar pola dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya terpelihara dengan baik.
8. Semua orang dalam organisasi diharapkan akan memperoleh tempat yang sebenarnya sesuai dengan bakat, minat dan kemampuan yang berbeda-beda.
9. Penggunaan alat-alat atau perlengkapan organisasi menjadi lebih efisien.
10. Sistem dan prosedur kerja yang sedang diterapkan tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
Pengawasan bukanlah dasar bagi pemimpin untuk memberikan hukuman pada bawahannya, tetapi pengawasan sebagai dasar bagi pemimpin untuk menentukan kebijakan dan mengambil keputusan yang strategis untuk membawa organisasi kearah yang lebih berkualitas dan lebih baik seperti tujuan yang telah direncanakan
Sedangkan pentingnya akan pengawasan disebabkan sering terjadinya perbedaan tujuan-tujuan individu dan organisasi, hal ini perlu diselaraskan sehinggaa apa yang menjadi tujuan organisasi dapat tercapai. Pengawasan diperlukan untuk menjamin bahwa para anggota bekerja kearah tujuan organisasi. Oleh karena itu semua sangat perlu mengetahuai beberapa hal berkaitan dengan koordinasi dan pengawasan bagi calon pendidik.
1. Pengkoordinasian
A. Pengertian
Pengkoordinasiaan mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi itu tidak dikerjakan menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga menyumbang terhadap pencapaian tujuan. Sedangkan pengertian koordinasi sendiri menurut Oteng Sutisna (1983) ialah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain kearah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan. Sedangkan Purwanto (1984) mengemukakan koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, materiil, pikiran-pikiran, teknik-teknik, dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan. Kata kuncinya adalah membawa organisasi mencapai tujuan dalam hubungan yang harmonis dan produktif.
Dari beberapa pengertian diatas dapat ditegaskan seperti yang telah diungkapkan oleh Syaiful Sagala (2000) bahwasannya perngkoordinasian dalam satuan pendidikan adalah mempersatukan rangkaian aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran dengan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlamgsung secara tertib kearah tercapai maksud yang telah ditetapkan. Koordinasi harus menghasilkan penyatuan dari tiap-tiap bagian maupun personel dalam keseluruhan agar ada sinkronisasi yang baik, segala sesuatu berjalan menurut rencana pada waktu yang tepat.
B. Syarat-syarat koordinasi yang baik :
1. Pembagian kerja yang jelas dalam organisasi
2. Membangun semangat kerjasama yang besar diantara personel pendidikan dan adanya organisasi informal yang sehat dalam tubuh organisasi yang bersangkutan
3. Tersedianya fasilitas kerja dan kontak hubungan yang cukup lancar bagi semua pihak dalam organisasi
4. Memulai tahapan suatu dengan benar dan mempertahankan kualitas pekerjaan sebagai proses yang kontinyu
A. Unsur-unsur koordinasi yang penting dalam organisasi;
1. Ada koordinator yang cukup berwibawa dilihat dari kedudukan dan pendidikannya untuk memfungsikan tiap-tiap bagian atau orang-orang dalam organisasi. Koordinator tersebut mempunyai kemampuan untuk membawa dan menggunakan sumbangan dari unit atau orang tersebut guna mewujudkan tujuan yang ditentukan.
2. Ada unit atau orang yang dikoordinasikan yang sudah ditata dan mampu memberikan sumbangan yang sangat berguna bagi terwujudnya cita-cita bersama.
3. Ada pengertian timbal balik dari koordinator dan mereka yang dikoordinir untuk saling menghargai dan saling bekerjasama bagi kepentingan organisasi.
Ketiga unsur tersebut mempunyai peranan penting untuk mengoptimalkan kinerja organisasi sehingga dapat tercapainya tujuan bersama. Koordinasi yang baik menjadikan semua bagian dan personal dapat bekerjasama menuju kesatu arah tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
B. Pentingnya pengkoordinasian dalam organisasi pendidikan
Pengkoordinasian mutlak diperlukan dalam organisasi pendidikan, karena dalam organisasi pendidikan ada pembagian kerja yang amat substansial yaitu pekerjaan mendidik dan pekerjaan manajemen pada satuan pendidikan dan manajemen pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan sesuai mutu yang dipersyaratkan. Setiap orang harus mengetahui tugas masing-masing atas dasar kewenangan yang diberikan, sehingga tumapang tindih yang tidak perlu antara satu personel atau satu bagian dengan bagian lain dapat dihindarkan, implikasinya manajemen dapat berfungsi secara efektif dan efisien dan personel dapat melaksanakan tugas sesuai kewengan dan dukungan professional.
Program pendidikan pada satuan pendidikan sifatnya sangat kompleks dan menyangkut banyak segi yang saling bersangkut paut satu sama lainnya. Sifat kompleks ini menunjukkan sangat perlunya tindakan-tindakan yang dikoordinasikan untuk mengatasi batas-batas perencanaan maupun batas-batas personel. Koordinasi ini juga berfunsi untuk mengatasi kemungkinan duplikasi dalam tugas, perebutan hak dan tanggung jawab, ketidak seimbangan dalam berat ringannya pekerjaan, kesimpangsiuran dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab dsb.
2. Pengawasan
A. Pengertian
Menurut Oteng Sutisna mengawasi ialah proses dengan mana administrasi melihat apakah apa yang terjadi itu sesuai dengan apa yang seharusnya terjadi. Jika tidak maka penyesuaian yang perlu dibuatnya. Siagian mengartikan pengawasan sebagai proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Hadari Nawawi (1989) menegaskan bahwa pengawasan dalam dalam administrasi berarti kegiatan mengukur tingkat efektifitas kerja personal dan tingkat efesiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.
Karena itu pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku personel dalam organisasi pendidikan dan apakah tingkat pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, intruksi-intruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa penelitian dalam institusi pendidikan dilihat dari praktek cenderung tidak dikembangkan untuk mencapai efektifitas, efisiensi dan produktivitas. Tetapi lebih dititik beratkan pada kegiatan pendukung yang bersifat progress checking. Tentu saja hal yang demikian bukanlah jawaban yang tepat untuk mencapai tujuan dan target sesuai visi dan misi pendidikan, yang ujung-ujungnya perolehan mutu pendidikan yang kompetitif menjadi tidak terwujud.
B. Syarat-syarat pengawasan
Ada dua hal yang merupakan prsarat mutlak yang harus lebih dulu dibereskan sebelum pimpinan dapat melaksanakan pengawasan.
1. Pengawasan membutuhkan rencana-rencana
Sebelum suatu teknik atau sistem pengawasan dapat diterapkan, harus lebih dahulu didasarkan pada rencana-rencana. Semakin jelas, lengkap, dan bulatnya suatu rencana maka semakin efektif pula sistem pengawasan yang diadakan. Dengan gaya bahasa yang sederhana dapat dikatakan bahwa seorang pemimpin organisasi tidak dapat menentukan apakah setiap unit organisasinya sudah mencapai atau melakukan apa yang diharapkan, kecuali ia harus lebih dulu mengetahui apa yang diharapkan, ketepatan rencana yang dibuat akan melahirkan teknik-teknik pengawasan yang tepat pula. Jelaslah bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dapat diselenggarakan karena tidak punya pedoman untuk melakukan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti munculnya penyimpangan-penyimpangan yang serius tanpa adanya alat untuk mengendalikan atau mencegahnya.
2. Pengawasan membutuhkan struktur organisasi yang jelas
Selama pengawasan bertujuan untuk mengukur segala aktifitas dan menjamin agar berjalan sesuai dengan rencana, kita juga harus mengetahui dimana letak tanggung jawab bagi penyimpangan-penyimpangan yang muncul dalam organisasi. Disamping itu harus pula melihat bagian-bagian mana yang perlu diperbaiki. Pengawasan memang tertuju pada segenap aktifitas yag dilakukan manusia, namun kita tak akan mengerti dimana letak kesalahan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap segala penyimpangan itu tanpa mengetahui dengan jelas struktur organisasi. Oleh karena itu patut diungkapkan bahwa eksistensi struktur organisasi yang jelas, tegas, lengkap dan bulat merupakan prasyarat utama untuk kelangsungan sistem pengawasan yang akan dilaksanakan.
C. Prinsip-Prinsip Pengawasan
Ada beberapa prinsip pengawasan yang perlu diperhatikan menurut Massie (1973);
1. Tertuju kepada strategi kunci sasaran yang menentukan keberhasilan
2. Pengawasan harus menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan
3. Harus fleksibel dan responsive terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan
4. Cocok dengan organisasi pendidikan, misalnya organisasi sebagai sistem terbuka
5. Merupakan kontrol diri sendiri
6. Bersifat langsung yaitu pelaksanaan kontrol ditempat pekerja
7. Memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personel pendidikan
D. Sasaran dan tujuan Pengawasan
3. Pengawasan dapat mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan baik dalam penggunaan kekuasaan, kedudukan, maupun keuangan.
4. Memperbaikai kesalahan-kesalahan, kelamahan-kelamahan dan menindak penyalahgunaan serta penyelewengan.
5. Mempertebal rasa tanggung jawab kepada semua anggota organisasi.
6. Mendidik para pelaksana
7. Menjaga agar pola dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya terpelihara dengan baik.
8. Semua orang dalam organisasi diharapkan akan memperoleh tempat yang sebenarnya sesuai dengan bakat, minat dan kemampuan yang berbeda-beda.
9. Penggunaan alat-alat atau perlengkapan organisasi menjadi lebih efisien.
10. Sistem dan prosedur kerja yang sedang diterapkan tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
Pengawasan bukanlah dasar bagi pemimpin untuk memberikan hukuman pada bawahannya, tetapi pengawasan sebagai dasar bagi pemimpin untuk menentukan kebijakan dan mengambil keputusan yang strategis untuk membawa organisasi kearah yang lebih berkualitas dan lebih baik seperti tujuan yang telah direncanakan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar